Privatlivspolitik for Nordisk Skakstudio ApS

Virksomhed: Nordisk Skakstudio ApS

Adresse: Skolegade 12, 8000 Aarhus C, Danmark

E-mail: [email protected]

Telefon: +45 32 18 74 56

1. Introduktion og virksomhedsoplysninger

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Nordisk Skakstudio ApS behandler personoplysninger om kunder, medlemmer, kursusdeltagere, besøgende på vores hjemmeside, samarbejdspartnere og andre personer, der er i kontakt med os.

Nordisk Skakstudio ApS driver virksomhed inden for skak, herunder undervisning, træning, arrangementer, turneringer, medlemsaktiviteter, salg af relaterede ydelser og kommunikation med interesserede og kunder.

Vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler, herunder databeskyttelsesforordningen (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

2. Dataindsamling og behandling

Vi kan indsamle og behandle følgende typer personoplysninger:

• Identifikationsoplysninger, såsom navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer.
• Oplysninger om medlemskab, kursusdeltagelse, tilmeldinger og bookinger.
• Betalingsoplysninger og faktureringsdata.
• Kommunikationsoplysninger, herunder korrespondance via e-mail, telefon eller kontaktformularer.
• Oplysninger om skakrelaterede aktiviteter, fx turneringsdeltagelse, niveau, præferencer og resultater, hvis relevant.
• Tekniske oplysninger, såsom IP-adresse, browseroplysninger og cookies, når du besøger vores digitale platforme.
• Eventuelle billeder eller videooptagelser fra arrangementer, hvor dette er oplyst særskilt.

Vi indsamler oplysninger direkte fra dig, når du kontakter os, tilmelder dig aktiviteter, køber ydelser, deltager i arrangementer eller bruger vores hjemmeside. I visse tilfælde kan vi også modtage oplysninger fra tredjeparter, eksempelvis betalingsudbydere eller samarbejdspartnere, hvis det er nødvendigt og lovligt.

3. Formål med databehandling

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

• At administrere medlemskaber, tilmeldinger, undervisning, turneringer og andre skakaktiviteter.
• At levere de ydelser, du har bestilt, og opfylde vores aftaler med dig.
• At kommunikere med dig om forespørgsler, ændringer, praktiske forhold og kundeservice.
• At sende fakturaer, håndtere betalinger og opfylde bogførings- og regnskabskrav.
• At forbedre vores ydelser, hjemmeside og brugeroplevelse.
• At overholde lovgivning, herunder skattemæssige, regnskabsmæssige og dokumentationsmæssige forpligtelser.
• At sende nyheder, tilbud og information om skakaktiviteter, hvis du har givet samtykke, eller hvor det er lovligt uden samtykke.
• At beskytte vores rettigheder, forebygge misbrug, sikre drift og håndtere eventuelle tvister.

4. Retsgrundlag for behandling

Vi behandler personoplysninger på følgende retsgrundlag, afhængigt af formålet:

• Opfyldelse af aftale: Når behandlingen er nødvendig for at levere en ydelse eller administrere et medlemskab eller en tilmelding.
• Retlig forpligtelse: Når vi er forpligtet til at behandle oplysninger efter lovgivningen, fx bogføringsregler.
• Legitim interesse: Når vi har en saglig interesse i at drive, forbedre og beskytte vores virksomhed, og dine interesser ikke går forud herfor.
• Samtykke: Når du udtrykkeligt har givet samtykke, fx til markedsføring eller brug af visse billeder.

Hvis vi behandler særlige kategorier af personoplysninger, sker dette kun, hvis det er nødvendigt og lovligt efter gældende regler, og i så fald på et passende retsgrundlag.

5. Deling af oplysninger og tredjeparter

Vi videregiver kun personoplysninger, når det er nødvendigt og lovligt. Dette kan omfatte følgende modtagere:

• IT- og hostingleverandører, der understøtter vores hjemmeside, e-mail og administrative systemer.
• Betalingsudbydere og banker i forbindelse med betalinger og refusioner.
• Regnskabs- og bogføringsleverandører.
• Instruktører, trænere, turneringsarrangører og samarbejdspartnere, når det er nødvendigt for afvikling af aktiviteter.
• Myndigheder, hvis vi er retligt forpligtet til at udlevere oplysninger.
• Rådgivere, herunder revisorer og juridiske rådgivere, når det er nødvendigt for drift eller tvistløsning.

Alle tredjeparter, der behandler personoplysninger på vores vegne, er underlagt passende databehandleraftaler og sikkerhedskrav.

6. Overførsel til tredjelande

Som udgangspunkt forsøger vi at behandle og opbevare personoplysninger inden for EU/EØS. Hvis personoplysninger overføres til lande uden for EU/EØS, sker det kun, når der er et lovligt overførselsgrundlag, såsom EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller et andet gyldigt beskyttelsesgrundlag.

Hvor det er relevant, træffer vi supplerende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte oplysningerne ved internationale overførsler.

7. Opbevaringsperiode

Vi opbevarer personoplysninger kun så længe, det er nødvendigt for de formål, hvortil de er indsamlet, eller så længe lovgivningen kræver det.

• Oplysninger knyttet til aftaler, medlemskaber og kundesager opbevares i den periode, der er nødvendig for administration og dokumentation.
• Regnskabsoplysninger opbevares i overensstemmelse med bogføringslovgivningen.
• Markedsføringsoplysninger opbevares, indtil du trækker dit samtykke tilbage eller gør indsigelse, hvor det er relevant.
• Tekniske logoplysninger og cookies opbevares i overensstemmelse med vores cookiepolitik og systemmæssige behov.

Når oplysninger ikke længere er nødvendige, sletter eller anonymiserer vi dem på en sikker måde.

8. Dine rettigheder

Du har efter gældende databeskyttelsesregler en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger:

• Indsigt: Du kan anmode om at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.
• Berigtigelse: Du kan få rettet urigtige eller ufuldstændige oplysninger.
• Sletning: Du kan i visse tilfælde få slettet dine oplysninger.
• Begrænsning: Du kan i visse tilfælde få begrænset behandlingen.
• Dataportabilitet: Du kan i visse tilfælde få udleveret dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
• Indsigelse: Du kan i visse tilfælde gøre indsigelse mod vores behandling, herunder behandling baseret på legitim interesse.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os via de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor. Vi besvarer din anmodning inden for den frist, der følger af gældende lovgivning.

9. Tilbagetrækning af samtykke

Hvis vores behandling er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede har fundet sted, før samtykket blev trukket tilbage.

Du kan trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os på [email protected].

10. Ret til at klage

Hvis du er uenig i vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til først at kontakte os, så vi kan forsøge at finde en løsning.

Du har også ret til at indgive en klage til den relevante tilsynsmyndighed. I Danmark er dette Datatilsynet.

Datatilsynet kan kontaktes via deres hjemmeside eller pr. post i henhold til deres gældende kontaktoplysninger.

11. Datasikkerhed

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, misbrug, ændring eller offentliggørelse.

• Adgangskontrol og begrænsning af medarbejderes adgang efter behov.
• Kryptering eller sikker overførsel, hvor det er relevant.
• Regelmæssig opdatering af systemer og sikkerhedsløsninger.
• Intern instruktion og fortrolighedskrav for relevante medarbejdere og samarbejdspartnere.
• Procedurer for håndtering af sikkerhedshændelser og brud på persondatasikkerheden.

Selvom vi arbejder for at beskytte dine oplysninger, kan ingen digitale løsninger garanteres at være helt sikre.

12. Kontaktoplysninger

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os:

Nordisk Skakstudio ApS
Skolegade 12, 8000 Aarhus C, Danmark
E-mail: [email protected]
Telefon: +45 32 18 74 56

13. Ændringer til privatlivspolitikken

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik løbende for at afspejle ændringer i vores behandling, vores tjenester eller gældende lovgivning.

Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig via vores hjemmeside eller på anmodning. Ved væsentlige ændringer vil vi, hvor det er relevant, informere dig på passende vis.